帳簿自体は電子データなわけですが、それにまつわる領収書や銀行の出納履歴、クレジットカードの利用履歴、税金関係のあれこれや顧客からの支払い調書などなど、これら多種多様な書類はまとめて保管しておく必要があります。
そんなわけで、無事申告作業を終えたとなると、翌年度の準備とあわせて、これらを保管棚に移すようにしています。古い年度の書類は安くて薄い紙ファイルに移して場所をとらないようにして、それによって空になったがっちりしっかり立派なファイルには、新しくインデックスとクリアポケットを仕込んで「2020年度版 各種書類保管ファイル」の出来上がり。
バカ丁寧にタブやクリアポケットにはテプラで印字したシールを貼り付けてるので、地味に手間がかかるんですけど、やっぱりファイルが綺麗だと、そこにまとめていくのも丁寧にやろうという気が起きるんですよね。なので最初の1回だけだしと、割り切ってここには手間をかけてます。
具体的には、インデックスでタブ分けしたゾーンは、印刷した明細書に2つ穴パンチで穴を空けて綴じるところ。ここにはクレジット利用履歴や預金出納履歴、地代家賃、交通費などが収まります。
インデックスの一番末尾は「各種書類」となっていて、これ以降はクリアポケットが並びます。ここは、支払い通知書(印税)、支払い通知書(原稿料)、納税証明書、支払い調書・源泉徴収票、社会保険書類、生命保険書類、小規模企業共済・iDeCo関連書類、ふるさと納税関連書類、株式・不動産等、公共料金、医療費控除関連書類など。
どれも細々した書類ばかりで、そのフォーマットにも統一性がないので、ポケットでまとめておけるようにしているわけです。
一方、領収書についてはでかい封筒を用意しておいてそれに放り込むだけ。なので年度初めの処理としては、現金用とクレジット用で各12カ月分ずつを用意するようにしています。これもテプラで丁寧にペタペタと。
昔は一枚一枚丁寧に用紙へ貼り付けて綴じていたんですが、後で掘り返す程度なら月別にしてあれば十分だなと気づいて、現金とクレジットカード利用でそれぞれ12カ月分の封筒を用意して、月ごとにぽいぽい放り込むやり方に落ち着きました。
ちなみに、該当月の処理が終わると封を畳んでおもてに「済」とハンコを押しています。これによって、どこまで処理済みかがわかるというわけです。
とりあえず綴じておく、とりあえず放り込んでおく、そのための場所を確保しておくってな方針でまとめた今のやり方にしてからは、書類がなくなって困ることはなくなりました。
ただ、肝心の帳簿入力をいっつも年末まで手つかずにしたままでひーひー泣くことになるんですよね。これを今年こそはなんとかせねば……。
と、それはさておき。
こうして昨年の帳簿手続きは完全におしまい。
こうして今年の帳簿手続き準備もおしまい。
そんでもって最後に待つのが「廃棄処理」です。帳簿の保管義務は7年と決まっているので、今年新しく保管する帳簿ができたということは、保管棚にある中の最古の1年分が保管期間を終えてシュレッダーさんへドーンとぶち込めることになるわけですよ。
この！証拠隠滅って感じでシュレッダーがメリメリ飲み込んでいく瞬間！超大好き！
一連の確定申告手続きの中で、唯一爽快感を覚える瞬間がこれかもしれません。
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